Hoe zet ik een loonadministratie op?

Door delaat | 5 maart 2018

Je bent begonnen als zelfstandige, je bedrijf groeide, je partner sprong bij en later ook dat nichtje die ook wel ‘iets’ kon betekenen. Je bedrijf groeide verder en toen kwam dat punt als je nu echt een sprong wilt maken moet je hét gaan doen… Personeel aannemen, je moet het uit handen gaan geven, mensen gaan inwerken, vertrouwen. Dat wat jij verdient is niet meer voor jou alleen, ook het personeel heeft recht op salaris, maar hoe regel je dat nu? In dit artikel lees je meer over het opzetten van een loonadministratie.

Wat is een loonadministratie?

Zodra je personeel in dienst hebt, moet je een loonadministratie bijhouden. Zo heeft de belastingdienst inzicht in de gegevens over de medewerkers en loonbetalingen.

De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Denk hierbij aan formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Voor de loonadministratie moet je alles bewaren, bijvoorbeeld loonbelastingverklaringen, ingediende facturen voor abonnementen, parkeerkaarten en kosten voor het openbaar vervoer. Ook andere beloningen zoals afdrachtsverminderingen, eindheffingen en verstrekkingen, onkostenvergoedingen en onkosten voor de carpool- of vrij-vervoerregeling moeten zo geadministreerd zijn, dat het overzicht uit de computer direct helder is. De gehele loonadministratie moet in principe, net zoals bijvoorbeeld het grootboek en de in- en verkoopadministratie zeven jaar bewaard worden.

Een loonadministratie opzetten

Indien je er zelf voor kiest om je eigen loonadministratie op te zetten voor je bedrijf raden wij je aan om iemand in de arm te nemen die minimaal de opleiding basiskennis loonadministratie (BKL), maar bij voorkeur praktijkdiploma loonadminstratie (PDL) heeft gedaan. Natuurlijk kun je ook besluiten om dit zelf te doen. Vraag jezelf wel af of je energie krijgt van het onderhouden van de loonadministratie, dit vraagt namelijk nogal wat van je tijd en planning.

Indien je het zelf besluit te doen, tezamen met een specialist op het gebied van loonadministratie kom je erachter dat de drie belangrijkste onderdelen van de loonadministratie betreffen:

de loonstaat
de loonstrook
de jaaropgave

De loonstaat

De loonstaat is het overzicht voor de werkgever van de verdiensten van de werknemers. Voor elke afzonderlijke werknemer is er een loonstaat.

De volgende dingen moeten op de loonstaat staan: loon in geld, loon in natura, fooien, reiskostenvergoedingen, verschuldigde loonbelasting, premies verzekeringen, NAW-gegevens medeweker, BSN-nummer medewerker.

Wist je dat je in sommige gevallen geen loonstaat aan hoeft te maken? Jouw loonadministrateur heeft hierop het antwoord.

De loonstrook

De loonstrook is een overzicht van het loon van de medewerker opgesplitst naar diverse loonvormen. De volgende dingen moeten op de loonstrook voorkomen: de overeengekomen (of gewerkte) uren, welk tijdvak, het bedrag van het brutoloon in geld, de samenstelling van het loon (bv basisloon, prestatiebeloning, provisie et cetera), het minimumloon (ook al verdiend de medewerker meer dan dit minimumloon), onkostenvergoedingen, vakantierechten, ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioen- en , NAW-gegevens werknemer, BSN-nummer, gegevens van de werkgever.

Wist je dat je in sommige gevallen geen loonstrook hoeft af te geven? Jouw loonadministrateur heeft hierop het antwoord.

De jaaropgave

Dit is de jaarlijkse informatie voor de belastingdienst. Alle informatie over het loon en de inhoudingen worden hier opgegeven en deze worden opgemaakt in januari van elk jaar. Dit geldt voor elke medewerker, ook medewerkers waarbij geen loonheffing wordt ingehouden.

De jaaropgave bestaat uit een aantal onderdelen, het geeft de belastingdienst inzicht over o.a. arbeidskortingen en betaalde premies en verzekeringen. Jouw loonadministrateur helpt jou bij het opstellen van een goede jaaropgave.

Groeit je bedrijf met medewerkers zorg dat dat de loonadministratie goed is geregeld. Ken je iemand met administratieve ambities en kwaliteiten laat deze persoon dan jouw loonadministratie vormgeven. Dit kan dan onder supervisie van bijvoorbeeld een administratiekantoor. Door je loonadministratie (deels) zelf in handen te hebben druk je de kosten van externen voor de verwerking van de salarissen. Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om de gehele loonadministratie uit handen te geven aan een administratiekantoor of payroll bedrijf. Hier werken gekwalificeerder mensen met een opleiding richting de loonadministratie.

De Laat Kenniscentrum is door NIRPA erkend als opleider in de loonadministratieve branche. Wij leiden op tot het Associatie-diploma basiskennis loonadministratie (BKL), praktijkdiploma loonadministratie (PDL), Vakopleiding Payroll Services (VPS). De meest recente examenuitslagen van de Associatie (februari 2018) laten zien dat wij op de module loonadministratie niveau 4 een slagingspercentage hebben van 100% tegenover het landelijk gemiddelde van 63,12%.

Gestart als eenmanszaak kennen wij als geen ander de keuzes waar een ondernemer voor komt te staan wanneer zijn/haar bedrijf groeit. Deze kennis delen wij graag met je, neem daarom contact met ons op: 040-2485582.

Geplaatst in Geen categorie