Wat is een management assistent?
Professionals en managers lopen graag te pronken met hun goede verrichtingen, vaak wordt hierbij niet gedacht aan degene die het werk achter de schermen verzorgd. Een management assistent is iemand die ervoor zorgt dat alles vlekkeloos verloopt voor zijn of haar baas, je kunt het ook zien als een ‘steun en toeverlaat’. Daarnaast is er ook nog ‘office manager’, diegene zorgt ervoor dat alles op orde is op het kantoor en geeft leiding aan het secretariaat.
Verschil tussen een management assistent en een office manager
Een management assistent is iemand die het werk van een directeur of directie in orde maakt, zodat diegene zonder zorgen naar een afspraak of vergadering kan.
Een office manager is iemand die leiding geeft aan het secretariaat. Vaak loopt een office manager een stapje voor op het secretariaat, in deze functie worden namelijk complexere klussen uitgevoerd.
Een management assistent werkt juist vaak voor één persoon, soms is het ook een hele directie. Het verschil tussen deze twee interessante beroepen is voornamelijk dat een office manager zich bezig houdt met meerdere personen, en niet met één persoon.
Taken
Hieronder staan vijf taken van een management assistent
- Maakt afspraken en bereid het werk voor;
- Notuleren van vergaderingen en de voorbereidingen hiervan;
- Verzorgt de zakelijke correspondentie;
- Het archief wordt bijgehouden;
- U contacteert met meerdere afdelingen.
hieronder staan drie taken van een office manager
- Beheert personele zaken – deze taak heeft betrekking tot de personeelsadministratie. Mocht er ooit een bedrijfsarts langs komen voor een gesprek met iemand van het secretariaat, dan dient de office manager daarbij aanwezig te zijn;
- Regelt facilitaire zaken, doet de inkoop van kantoorartikelen en beheert de budgetten – voor de inkoop van artikelen moeten ze bij u zijn, het bestellen van nieuwe artikelen en de aankoop hoort dan bij een van uw taken;
- Geeft leiding aan het secretariaat – bij deze taak heeft u uw managementtaken. U zorgt bijvoorbeeld voor een goede werkverdeling en de kwaliteit van het secretarieel werk.
Baanmogelijkheden
Een management assistent zijn vrijwel in iedere organisatie te vinden. De meeste directeuren hebben een ‘rechterhand’ in dienst, oftewel een management assistent.
Het spreekt voor zich dat je als office manager op kantoor werkt, dit geldt wel alleen voor kantoren waarbij de kwaliteit van de ondersteuning erg belangrijk is. Werk je dan op een groot of klein kantoor? Dat maakt niet uit! Bij een groter kantoor geef je leiding aan een grotere groep en bij een klein kantoor geef je leiding aan een kleinere groep.
Welke competenties heb je nodig?
- Denken in oplossingen, niet in problemen – als management assistent/ office manager moet je sterk in je schoenen staan. Niet denken, maar durven;
- Klantgericht zijn – u bent het visitekaartje van het bedrijf, de klanten komen als eerst bij u terecht. Zorg daarom altijd voor de juiste houding, ben vriendelijk en wees dienstverlenend;
- Wees assertief – vriendelijkheid naar de klant toe is altijd goed, maar dat moet niet te veel worden. U moet, nogmaals, sterk in uw schoenen staan en uw grenzen aantonen. Zorg er altijd voor dat u duidelijk communiceert, zo komt u niet onverwachts voor onaangename verassingen te staan;
- Wees integer – er komt wekelijks vertrouwelijke informatie binnen waar u mee te maken krijgt, deze informatie kan erg variërend zijn. Aan u de taak om dit allemaal onder de pet te houden;
- Flexibiliteit en improvisatie – je bent super flexibel en handig ingesteld. Loopt de dag niet zoals gepland? Dan is dit met jouw flexibiliteit en improvisatie skills geen probleem;
- Wees accuraat – het is uw taak om ervoor te zorgen dat de directeur altijd op zijn afspraak verschijnt en dat u de afspraken tijdens een vergadering correct notuleert. Zorgvuldigheid is zeer belangrijk in deze functie
Opleiding afgerond?
Heeft u uw opleiding afgerond, wilt u uzelf graag specialiseren en houdt u er van om mensen te helpen op medische vlakken? Overweeg dan onze opleiding tot ‘Medisch medewerker’.